Comment rédiger une facture pour le travail indépendant

en tant que pigiste, vous ne serez pas payé pour votre travail acharné et vos services si vous ne créez pas une facture quelconque à envoyer à vos clients. Cependant, si vous êtes nouveau dans le monde indépendant, il peut être difficile de comprendre comment rédiger une facture pour le travail indépendant.

Je suis indépendant depuis environ deux ans maintenant, mais j’ai commencé à temps plein l’été dernier après avoir obtenu mon b.a. en conception graphique et arts médiatiques de l’université.

Au fil des ans, j’ai essayé d’envoyer des factures de différentes manières; par le biais de processeurs de paiement, de systèmes CRM et même de les concevoir et de les créer moi-même dans InDesign.

J’ai parcouru un long chemin étant donné que je ne savais pas comment envoyer une facture lorsque j’ai commencé.

Si vous vous demandez comment facturer des travaux indépendants, que vous soyez nouveau dans cette carrière ou que vous soyez dans ce monde depuis un certain temps, vous êtes au bon endroit.

Écrire une facture ne doit pas être difficile, et plus vous les envoyez, plus cela devient facile.

Voici mon guide pour rédiger une facture pour le travail indépendant.

Table des matières
Que devrait inclure une facture?
Comment rédiger une facture pour le travail indépendant
Comment envoyer une facture
Quand envoyer une facture
Comment les clients paient des factures pour le travail indépendant
Conclusion

Que devrait inclure une facture?

Écrire une facture et facturer vos services est important pour maintenir votre entreprise en cours d’exécution, payer le loyer et offrir vos autres dépenses mensuelles.

Si vous essayez de comprendre comment rédiger une facture pour le travail indépendant, commencez par les bases décrites ci-dessous. Votre facture a besoin des éléments suivants, mais vous pouvez toujours ajouter plus d’informations en fonction des besoins de votre client.

Coordonnées

Le premier est les coordonnées, qui comprennent à la fois vos coordonnées et celles de votre client.

Vous voudrez vous assurer d’inclure le nom de l’entreprise, l’adresse, l’e-mail, le numéro de téléphone et le site Web de vous et de votre client si vous l’avez.

À tout le moins, assurez-vous d’inclure ces informations pour votre propre entreprise afin que votre client puisse vous contacter s’il y a un problème.

Les coordonnées doivent être en haut de votre facture quelque part. De nombreux systèmes de créateurs de factures le feront automatiquement pour vous, vous n’avez donc pas à vous en soucier une fois que vous avez saisi les informations.

Numéro de facture

Si vous utilisez systématiquement le même système de facturation exacte, le numéro de facture mettra automatiquement à jour pour vous avec chaque facture que vous créez.

Si vous utilisez quelques programmes différents, vous voudrez vous assurer de ne pas avoir deux du même numéro de facture sur les plates-formes pour revenir en arrière et trouver des factures au besoin facilement.

Date de facture

Une facture n’est pas complète sans inclure la date à laquelle vous l’avez envoyé. Ceci est tout aussi important pour vos propres dossiers que pour votre client.

Cela peut simplement être ajouté en haut de la facture quelque part sous les coordonnées. Assurez-vous que la date que vous posez est correcte; Ne le retourne pas.

Échéance de la facture

En plus de la date à laquelle vous envoyez la facture, vous devez également avoir une date d’échéance de la facture. C’est la date à laquelle le paiement de votre client est dû.

De nombreux outils de création de facture rendront automatiquement la date d’échéance la même que la date à laquelle vous envoyez la facture, mais vous pouvez le modifier si nécessaire.

Si vous vous demandez comment facturer des travaux indépendants avec des contrats plus longs, vous pouvez réellement configurer plusieurs dates d’échéance avec des montants dus avec certains créateurs de factures, comme Dubsado ou Honeybook.

Cela permet à votre client de configurer des paiements automatiques et d’être conscients du reste des paiements à venir dans les prochains mois.

Liste détaillée des services effectués

Pour que votre client sache correctement ce qu’ils paient, vous devez vous assurer que vous incluez une liste détaillée de tous les services que vous avez effectués pour eux. Considérez cela comme la partie de la liste d’un reçu que vous recevez après avoir vérifié un magasin.

Par exemple, s’ils vous ont payé pour un package de gestion des médias sociaux, rédigez le nom du package, énumérez la description des services effectués en dessous et le prix qu’il coûte.

C’est l’un des détails les plus importants d’une facture.

Montant final dû

Votre client ne saura pas combien est dû si vous n’incluez pas de numéro final! Assurez-vous que ce numéro est facile à voir et inclut tous les services que vous avez effectués.

Le meilleur endroit pour mettre le montant final dû pour tous les services est au bas de la facture en gras. De cette façon, votre client peut facilement repérer le montant qu’il paie avant même de regarder le reste de la facture.

Bonus: logo (un ajout amusant)

Si vous voulez savoir comment créer une facture pour les travaux indépendants de manière plus amusante et personnalisée, assurez-vous d’ajouter votre logo au sommet près de votre entrepriseinformation. Il existe plusieurs services de créateurs de factures différents qui le feront pour vous.

Vous pouvez également modifier la conception de la facture pour le faire avoir les couleurs et les polices de votre marque. Mais n’allez pas trop loin; Vous pouvez marquer la facture en conséquence, mais il ne peut toujours pas être trop distrayant du contenu de la facture. Vous voulez que cela soit facile à digérer pour vos clients.

D’autres possibilités d’inclure

Alors que la plupart des pigistes préfèrent inclure des conditions de paiement dans leurs contrats, vous pouvez également envisager de l’ajouter à votre facture. Cela n’est pas nécessaire, mais peut être utile pour rappeler à votre client s’il y a des frais de retard de quelque nature que ce soit.

Vous voudrez peut-être également ajouter les méthodes de paiement disponibles. Je décris personnellement cela dans mes contrats, mais certains pigistes préfèrent l’ajouter directement à leur facture. Si vous utilisez un créateur de factures comme PayPal, cela n’est pas nécessaire à inclure.

Comment rédiger une facture pour le travail indépendant

Si vous vous demandez comment facturer en tant que pigiste, vous espérez probablement qu’il existe des outils qui le feront pour vous. Eh bien, il y en a!

Ceux-ci peuvent être extrêmement réduits dans le temps et peuvent faciliter l’envoi de vos factures à vos clients.

Voici quelques-uns des meilleurs outils pour envoyer des factures à vos clients. Gardez à l’esprit que la plupart d’entre eux prennent au moins une partie de vos paiements, malheureusement.

Dubsado

Dubsado est une facture incontournable et une proposition CRM généralement utilisée par des pigistes offrant des services créatifs, comme la marque, la conception Web et la conception graphique.

Cet outil vous permet de configurer des factures récurrentes pour vos clients afin que vous n’ayez pas à en configurer un nouveau à envoyer chaque mois si votre client est sur un contrat plus long.

L’un des aspects formidables de Dubsado est que vous pouvez y ajouter tous vos packages normaux.

Par exemple, vous avez peut-être un package de conception de site Web que vous proposez. Ajoutez-le comme l’un de vos packages, et lorsque vous créez une facture, vous pouvez choisir le package dans le menu déroulant, et il sera automatiquement ajouté et calculé pour vous.

Pay Pal

Bien que PayPal soit un peu moins sophistiqué, je l’utilise avec beaucoup de mes clients parce que tout le monde sait à peu près l’utiliser.

Les factures ne sont pas aussi personnalisables, mais ils font le travail, et vous pouvez ajouter tous les éléments essentiels qui sont décrits dans la partie débutant de cet article.

Livre de miel

Honeybook est mon outil de facturation absolue absolu. Tous mes propres clients de gestion des médias sociaux et de conception graphique sont facturés à l’aide de cet outil.

Je peux configurer des factures récurrentes comme Dubsado, et également ajouter tous mes packages, ce qui me fait gagner beaucoup de temps.

Les clients peuvent payer via un transfert bancaire, un crédit ou une carte de débit, il existe donc de nombreuses options de paiement disponibles. Votre client a son choix et peut même mettre en place ses paiements pour être automatique afin qu’il n’ait pas à payer vos frais de retard.

Fusée

Si vous vous demandez comment créer une facture pour le travail indépendant et que vous utilisez déjà QuickBooks pour rester au courant de vos finances, vous avez de la chance. Vous pouvez réellement créer des factures à envoyer à vos clients via cela, tout comme avec PayPal.

Ce qui est si formidable dans la facturation via QuickBooks, c’est que l’argent que vous gagnez de la facture est déjà dans le logiciel Financials pour vous faire gagner du temps précieux.

Bonsaï

Bonsai est un logiciel de facturation le mieux noté parmi les pigistes en raison de sa facilité d’utilisation. Comme avec d’autres logiciels de facturation de cette liste, vous pouvez également configurer des factures récurrentes ou des factures uniques, ce qui peut vous aider à rester plus au-dessus de votre facturation.

En plus de la facturation, le bonsaï peut créer et envoyer des contrats pour vous et suivre votre temps. Il a de nombreuses autres fonctionnalités qui valent la peine d’être examinées si vous essayez de choisir un service de facture.

Vague

Wave est similaire à QuickBooks en ce qu’il envoie des factures, mais peut également vous aider à gérer toutes les facettes de vos finances. Vous pouvez surveiller vos dépenses, payer des sous-traitants et configurer des factures uniques et récurrentes pour vos clients.

Contrairement à certains des autres logiciels de facture de cette liste, Wave a également la possibilité de personnaliser vos factures pour vous jusqu’à la couleur hexagonale exacte que vous utilisez dans votre marque. Les options de personnalisation sont infinies.

Récolte

Enfin et surtout, Harvest est un logiciel de facturation que je vous recommande d’examiner si vous travaillez sur des retenus horaires plutôt que dans des forfaits.

La récolte est principalement utilisée pour le suivi du temps et l’exportation des feuilles de temps, mais vous pouvez l’envoyer en tant que facture pour que vos clients vous paient via la plate-forme une fois que vous suivez votre temps.

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Comment envoyer une facture

Now that you know how to write an invoice for freelance work, it’s time to figure out how to send an invoice.

Truthfully, if you use any of the invoice software that was outlined in the prior section of this article, all you’ll have to do is send it to your client’s email address. They can then open the email and pay the invoice promptly.

If you’d rather hand-create the invoices, which I’ve done in the past, then there are a few things to keep in mind when sending an invoice to a client.

First of all, make sure that the invoice is a PDF.

Things can go wrong if you send over the live file that you created within Microsoft Word or Adobe InDesign because then the client has the chance to go in and make changes to it without you knowing. With a PDF, the client can’t change the document.

I suggest you send it as an attachment in an email and then keep a copy elsewhere so that you can easily find it if you need to refer back to it.  

Sending an invoice that you created on your own via email also means that you should make sure you write a proper subject line.

Consider including something like: “My creative design studio name Invoice Due 1/1/21” so that your client knows exactly what it is.

You may even want to write “urgent” at the beginning of the subject line, so your client doesn’t let it sit in their inbox for a while.

Another (old school) option for sending invoices is to send them via snail mail. However, if you want to get paid on time, I suggest you send it via email if possible.

Quand envoyer une facture

The next step in learning how to make an invoice for freelance work is to figure out when to send an invoice. You always want to be prompt and give your client enough time to pay before the invoice is due.

For the most part, you should have the payment due date already decided within your written contract so that your client knows well in advance when the payment should be made by. From there, it’s up to you to decide when to send the invoice.

You may decide to send the invoice a week before it’s due, or even two weeks before it’s due; it’s completely up to you. just make sure you give your client enough time to make the payment and don’t send it so far in advance that they forget about it.

It can be a science to figure out the perfect time!

Another thing to consider is payment plans. If you have big-ticket services like website design, which can cost around $2,500 or more, there’s a chance that your client won’t be able to afford to pay that in one single invoice.

So, you may have to set up a few $500 invoices throughout a few months so that your client can afford your services.

Traditionally, I like to send invoices around a week and a half before it’s due for most of my services, but that’s because my graphic design and social media management services require payment to be made in full before work commences.

Other services, like my writing, get sent after the service is complete, since the price is typically based on word count and can therefore vary.

However, the biggest thing I’ve learned from invoicing is to make sure you keep it consistent. That’s why using services like HoneyBook, which sets up